INLÄMNINGEN

Materialet

Att lämna in bokföringen kan tyckas som en enkel uppgift, och det är klart, det beror ju på hur man ser på saker och ting! Många människor samlar ihop de papper som de anser hör till bokföringen, och lämnar in dem mer eller mindre osorterade till sin bokföringsfirma. De lämnar också in dokumentation från banken om de rörelser som skett på deras konto.

Utan att fråga kunden om någonting, så leder denna metod med all säkerhet till att fel uppstår i bokföringen då firman i många fall måste ”gissa” vad som skett.

Firman måste med andra ord för det mesta begära in kompletterande dokumentation och uppgifter, vilket kan ske genom att ringa kunden eller skicka påminnelser per e-post.

Tyvärr sker ofta att bokföringsfirman måste ”tjata” kontinuerligt på kunden för att få tillgång till all den information som krävs för att korrekt kunna sköta kundens bokföring.

Vilken information krävs då?

1. Faktura eller annat dokument som styrker att en affärstransaktion skett.
2. Dokument som styrker att betalning för tjänsten eller varan erhållits eller givits.
3. Andra dokument

Allt annat som lämnats in för bokföring, som INTE är antingen en utställd faktura eller en mottagen faktura (läs mer om vilken information en faktura ska innehålla här ) faller under rubrik 3.

Här är det extremt viktigt att inte bara lämna in underlaget och förutsätta att din revisor ska veta eller till och med gissa sig till vad det gäller. Om det inte specificeras på dokumentet vad det gäller ska informationen detaljeras i en bifogad förklaring, så att dokumentet kan bokföras korrekt.

Observera att ovanstående kan gälla gjorda in- eller utbetalningar som inte heller har något specifikt underlag.

Det är ofta inte så svårt att bokföra (1) ovan, däremot så måste bokföringsfirman alltid få reda på HUR och NÄR dessa transaktioner betalts! Har en faktura betalts med kreditkort? Check? Kontant? En betalning eller flera? Rabatter?

Om kunden inte lämnar in materialet korrekt och komplett från början måste kunden till slut ta sig den tiden som krävs för att överlämna denna information eller dessa dokument till bokföringsfirman. Det är lika bra att göra detta med en gång, även om kunden kanske tycker att det tar ”mer” tid. DET GÖR DET INTE SAMMANLAGT!

Här på Optimiza använder vi oss av ett internt utvecklat digitalt inlämningssystem som ser till att inlämningen fungerar problemfritt. Kunden påminns på ett enkelt sätt av applikationen att både informationen under 1 och 2 ovan måste lämnas in. Du kan läsa mer om detta på www.ezsort.eu .

Inlämning i tid

Vi har ovan förutsatt att all dokumentation lämnas in av kunden till bokföringsfirman vid begärd tidpunkt! Detta är tyvärr inte regeln utan snarare undantaget.

Bokföringen ligger som underlag för deklarationer till myndigheterna, vilka lämnas in periodiskt.

Det säger sig själv, att har inte bokföringsfirman fått allt material i tid, så går det heller inte att lämna in en korrekt deklaration. Tyvärr kommer många kunder med underlag relativt sent inför deklarationstidpunkten, vilket gör att arbetsbelastningen under denna tid ökar onödigt mycket för bokföringsfirman.

Det är av största vikt att underlag lämnas in tidsenligt för att kundens bokföring ska vara så rättvisande så möjligt.

Vi på Optimiza föredrar att kunden lämnar in månadens bokföring inom de 5 första dagarna i efterföljande månad. Vårt digitala internetbaserade inlämningsprogram EZSort hjälper kunden hålla reda även på detta!